インターンの応募メールで学生が気づかないポイント(例文あり)

インターンの応募メールで学生が気づかないポイント(例文あり)

インターンのマナー

インターンシップへの参加を希望している学生は、メールのマナーを把握しておきましょう。応募時のインターン参加前のやり取りとはいっても、文章に失礼があると、参加する前に悪い印象を持たれてしまうかもしれません。学生ではなかなか気づかないこともあるので、例文とともにポイントをおさえておきましょう。インターンは、参加する前に始まっています。

メールの基本マナーを押さえる

インターンシップに参加する前のメールのやり取りで気をつける点は「失礼」のないようにすることです。

まずは、求人サイトを介してのコミュニケーションが基本となると思いますが、その際、担当者の名前が文書下部に記載されていることがあります。名前が分かった時点で、以降のやりとりは、「○○様」のように担当者名宛の名前を記載して返信するようにしましょう。表記は会社名、部署、役職、本人の名前(フルネーム)の順番で正確に記載することがポイントです。

○○株式会社 総務部 人事課 採用担当マネージャー 石原さとみ様

注意点は、株式会社の表記です。例えば、「○○株式会社」と「株式会社○○」のように、前に株式会社がつく会社と後ろにつく会社があります。正式な呼称は、その会社のホームページにて確認をしましょう。また、最も失礼なのは名前の間違えです「斉藤」「斎藤」、「菊池」「菊地」など、間違えないようにしましょう。

 

メールの件名で、用件が何か伝わるようにすること

インターンに関するメールだとわかるようにするだけではなく、誰から送られてきたのか一目で分かるように件名を記載しましょう。企業は大量のメールを受信しています。担当者に配慮して、件名だけで、これが何のメールか分かりやすくするように伝えることが大切です。

「インターンシップの応募について ○○大学○学部○○○○(氏名)」。

そして、メールの本文はシンプルに、読みやすいように文章は短く改行をとって余裕のある文章にしましょう。

○○株式会社 総務部 人事課 採用担当マネージャー 石原さとみ様

○○大学○○学部○○学科の山下智久と申します。

このたび、御社のインターシッププログラムの募集要項を拝見し応募させていただきます。

相手の正確な部署、名前が不明の場合は「インターシッププログラム担当者様」などで記載を代替してください。志望理由なども記載をすると評価が高いです。あまり長い文章は読まれないので、短い文章でシンプルに記載すると良いでしょう。


意外に知らない返信時のマナー

システムを介さずに、直接担当者とメールを行っている場合は、特に返信に注意しましょう。

返信の際、件名を変更しない

企業のメールシステムは、多くの場合、返信は最初のメールの件名に紐づいて管理されているケースが多いです。件名を変更してしまうと、最初のメールと紐づかなくなるため、別な案件のメールとして処理されます。大量のメールを扱う担当者からみると、非常に煩雑です。先方の企業から指定がない場合は、そのまま件名を変更せずに返信しましょう。

cc(カーボンコピー)にも注意

会社の業務メールはメーリングリストで部署のメンバーに共有しています。メールにはcc(カーボンコピー)欄にそのメーリングリストや他関係者のメールが含まれているケースが多いです。返信時は送られてきたメールのcc(カーボンコピー)欄を確認し、こちらから返信する際にも、そのメールアドレスを含ませるようにしましょう。使っているメールアプリにもよりますが、「全員に返信」モードで返信をすると良いでしょう。

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