内定辞退のメールでの連絡の仕方(例文あり)

内定辞退のメールでの連絡の仕方(例文あり)

内定

内定をいただいたけれども、希望の企業に入社するために、内定を辞退しなければいけない。では、内定辞退はどのように行えばいいのでしょうか? 社会人になったときに、その内定辞退する企業とお仕事をする可能性もあります。できるだけ、問題を起こさすに内定の辞退をしたいですよね。今回は、メールでの内定辞退の仕方を例文付で解説します。

■内定辞退の基礎知識をもう一度確認しよう

内定辞退のメールでミスを防ごう

内定辞退のメールは、いつ(どのタイミングで)、誰に向けて送るべきか、そもそもメールで内定辞退の旨を伝えても良いのかということが、まず悩みどころです。

本来であれば、辞退する会社に赴き、採用担当者へ直接伝えることが一番の失礼のない方法ですが、採用担当者も忙しく、多くの場合、辞退する学生のために時間を作ることはできません。

まずは、ビジネスマナーとして、取り急ぎ電話で伝え、その後にお詫びのメールを送るのが好ましいです。電話は記録に残らないため、万が一、企業側の取次ぎミスで「内定辞退の話を聞いていない・・・」などの事態が発生することも考慮しなければなりません。

たくさんの就活生を扱う以上、起こりうるトラブルで、メールで送ることで、お互いに記録を残すことができます。

■電話の前に辞退の理由を整理しよう

内定辞退のメールを送るタイミングと宛先は?

まず、いつメールを送るべきかというと、内定辞退を決めたならば、できるだけ早く電話で「内定辞退」の旨を伝え、その後にすぐにメールを送りましょう。

■内定辞退を電話で上手く伝えトラブルを防ぐ方法(例文あり)

企業側も辞退者が出ること自体はわかっていますが、欠員を補充する必要もあり、対応をしなければなりません。できるだけ早く伝えることで失礼がなく、今後の関係を良好にする方法です。そして、送付先は、それまでの就活(就職活動)において連絡を取っていた相手や採用担当者に送りましょう。

会社は窓口になっている担当者以外にも、メーリングリストなどを活用して複数の社員で情報を共有しています。メールのcc(カーボンコピー)欄に、担当者以外のアドレスが入っていないか確認しましょう。送信時には、そのメールアドレスをccで含ませるようにしましょう。先述の、メールで記録を残すためにも注意してください。

どのようなメールの件名にすべきか

メールを送る際には件名を記入することができますが、採用担当者だけでなく社会人は一日に数百通のメールを受け取っているので、その中に埋もれないような、かつ内容が簡潔にわかる件名にすることが必要です。間違っても、無題で送ることや「お詫び」などといった簡潔すぎてなんなのかわからない題名でメールを送ることは避けなければなりません。

内定辞退のお詫びメール例文

件名:【内定辞退のご連絡】○○大学○○学部○○学科 有村架純

◯◯株式会社 総務部人事課
採用担当 ◯◯さま

◯◯大学○○学部○○学科の有村架純です。

この度は、採用内定の通知を頂き、誠にありがとうございました。

大変恐縮ではございますが内定を辞退させていただきたく、まことに申し訳ございません。

就職活動では、大変お世話になり、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、
このようなお返事となり、誠に申し訳ごさいません。

本来なら、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところを、
メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

○○大学○○学部○○学科
有村架純
メールアドレス:
携帯電話:
郵便番号:
住所:○○県○○市○○○

内定辞退のお詫びをするということが分かる一文とともに、自身の所属大学や名前を入れると、相手側にもすぐにわかるため良いでしょう。また、部署、名前などの間違いにも注意して正確に記載してください。

■お詫びの手紙は送るべき?

内定辞退での嘘は?

辞退の理由に関しては、細かく述べる必要はありません。

内定辞退のメールを送る際に、決してしてはいけないことがあります。一つ目は嘘を書くことです。どうせメールの内容など確かめることができないからとその場しのぎの嘘を書くこともできますが、その企業との関わりは何も就活(就職活動)中だけではありません。今後別の企業へと就職し、何らかの形でお世話になることもあります。そのような際に、嘘をついていたとわかると心象も良くないうえに、信用問題にもなります。

■オワハラを受けたときは…

そして、もうひとつは企業の悪口を書くことです。内定辞退の理由が、その企業で嫌な経験をしたことだとしても、たとえ本当に思っていたとしても書いてはいけません。同様に、今後何らかの形で世話になる際にわだかまりの原因となります。

■内定後の流れを解説、内定者懇親会や内定辞退、オワハラ、内定式、留年の対処法


お詫びの電話はしたくない、内定辞退メールだけで終わらせたい

どうしても電話での連絡をしたくない場合は、メールだけでも基本的には大きな問題にならないと思われます。

しかし、これから社会人になるに当たって、お詫びの電話をするケースは多いです。内定辞退で怒鳴られたりすることは基本的にはありません。「お詫びの電話」を学生のうちに経験をしておくことは、決して無駄にはなりませんので経験値のひとつとして、あなたのためになるでしょう。


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