内定辞退を電話で上手く伝えトラブルを防ごう(例文あり)

内定辞退を電話で上手く伝えトラブルを防ごう(例文あり)

内定

内定辞退をしたいときは採用担当者の方に直接電話で伝えることが一般的です。書類やメールでの内定辞退であれば緊張することもありませんが、一社会人として最低限のマナーを守り、相手に失礼のない対応が求められます。トラブルを避けるためにも内定辞退の仕方を学んでおきましょう。

■内定辞退の基礎知識

内定辞退の電話の注意点と例文

就活(就職活動)をする中で、希望の企業から内定を貰ったときはホッとしますよね。でも、就職は本命の会社以外にもたくさん受けているのは常識、複数の企業から内定をいただくこともあるでしょう。当然、第一志望を残して、他の内定は辞退しなければなりません。では、企業を内定辞退しなければならなくなったときどんな対応が望ましいのでしょうか。

■内定辞退の電話をする前に、内定辞退の理由を整理しておこう(例文あり)

まず内定辞退をするときは採用担当者の方に直接電話で話すことが基本です。メールや手紙であった場合、採用担当者がしっかり読んでいるのか分かりません。

内定辞退の電話応対例文

「私、○○大学○○学部○○学科の佐藤健と申します。お忙しいところ恐縮なのですが、人事部新卒採用担当課の◯◯様をお願いできますでしょうか?」

担当者につながったらば、

「私、○○大学○○学部○○学科の佐藤健と申します。今、お時間よろしいでしょうか?」

大丈夫です。

「先日は内定の通知をいただき、ありがとうございました。大変恐縮ではございますが内定を辞退させていただきたくお電話致しました。まことに申し訳ございません」

これが基本となります。
この後、会社側は、辞退の理由を聞いてくることが多いです。これは、普通の会社ならば、理由を聞いて来年の採用活動にフィードバックするためのアンケートと考えて良いです。きちんと説明ができるように内定辞退の理由を準備しておきましょう。

「御社が第一希望でしたが内定後に他社から説明があり、私のやりたかった仕事に近かったため決断致しました」

最初は第一希望だったが、途中から考えが変わったことを強調しスマートに失礼のないように伝えることが鉄則です。「何故、うちの会社ではできないのか?」など、深く問われる場合もありますので、具体的な理由も用意しておくとスムーズです。

そして、最後に再度お詫びをして締めましょう。

「本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。ご迷惑をおかけし申し訳ありません」

■内定後の流れを解説、内定者懇親会や内定辞退、オワハラ、内定式、留年の対処法

電話を掛ける時間帯

マナーとして、電話をかけるのに適切な時間帯と、控えるべき時間帯を知っておきましょう。
電話をかけるのに適切な時間帯は、一般的に午前11時から12時の間と、午後14時から17時までの間です。この時間帯であれば、電話に出られる確率が高いと言えるでしょう。

逆に控えるべき時間帯は、始業開始前の9時以前から始業開始後の9時30分までの間です。もちろん昼休憩中の12時から13時も控えましょう。

始業後の30分、終業時間の30分前も何かとあわただしいので避けるのが好ましく、終業時間後の18時以降にも電話をしてはいけません。企業の始業や終業時間によって時間帯は変動しますが、電話応対をしてくれる人の都合をしっかりと考えて電話をかけることが大切です。


トラブルに備えて、内定辞退のメールも送ろう

さて、内定辞退の電話を送り終えました。しかし、これで終わりではありません。内定辞退のお詫びメールを送りましょう。

電話は記録に残りません。たくさんの就活生を扱う採用担当者も、ミスをする可能性があります。「内定辞退の話は聞いていない!」なんてトラブルを防ぐために、念押しでメールを送り、お互いに記録を残しましょう。

その際、「先般は、お電話で失礼いたしました」と書き添え、改めてお詫びを記載しましょう。

■内定辞退のメールでの連絡の仕方(例文あり)

■就活生必読、内定辞退でトラブルにならないお詫びの手紙(例文あり)

内定辞退の要点をおさらい

早い段階で他社に魅力を感じ面接をして、内定を貰った場合は、自分の意思が固まったらすぐに内定辞退の電話をするようにしましょう。いつまでも迷っていると、人事部や配属先で入社準備が進んでいきますので早めに決断し、採用担当者に誠実な対応をして下さい。内定後に電話で内定辞退するときは「本来ならば直接謝罪をしなくてはならない」趣旨を伝えて下さい。

その後に、お詫びのメールを送付しましょう。これは、お互いに記録を残す意味で大切です。

社会人になってから内定辞退した企業とお付き合いする事も考えられますので「どうせ内定辞退をするからメールでいいや」という軽はずみな感情は捨てて下さい。

■オワハラを受けたときは…

言いたいことをシンプル且つ簡潔に述べることは社会人にとって必要なマナーなのです。企業によっては電話ではなく、詳しい話を聞きたいので直接会社に来てもらえないかと言われることもあります。そのときは人事部の方の顔を見ながら話すことになるので、電話より緊張してしまうかもしれませんが身構えず、しっかり意思表示をするようにして下さい。

あくまでも、内定辞退の理由を企業側のせいにしたり高飛車な態度を取ることはタブーです。去るときほど誠実に対応し、良い印象を残すのは基本です。

 


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