内定承諾書の書き方、学生が知らない注意すべきポイント(例文あり)

内定承諾書の書き方、学生が知らない注意すべきポイント(例文あり)

内定

見事内定を勝ち取った就活生のみなさん。次は会社から内定承諾書の提出を求められます。

就職活動のゴールとも言えるこの儀式。でも気を抜いてはいけません。

なぜなら4月から始まる社会人としてのスタートに影響が! ここで悪く目立つと配属先などにも関連するかも。ミスなく好印象を与える内定承諾書の送り方についてご紹介していきます。

■内定後にもお礼メールは必要?

内定承諾書にお礼は必要なの?

内定承諾書を提出すると、長かった就活(就職活動)もようやく終わりを告げます。内定承諾書とは、会社が発行し、学生が記載して会社に送り返す必要のある書類ですが、渡された書類に必要事項を記入して提出するだけですので、何も考えずにそのまま送り返す人もいます。

既に内定が決まっていることもあり、わざわざ添え状やお礼状をつけて渡す必要はないという意見もありますが、どちらにしても書類を相手に渡すときには送付状をつけるのが基本的なビジネスマナーです。

つまり、送付状を送付状兼お礼状として同封することがポイントです。

内定承諾書は重要な書類ですので、マナーうんぬんを除いても、内定承諾書を送る先はこれからお世話になる会社になります、長い付き合いになるかもしれません。

最初に好印象を与えるに越したことはありません。逆に悪い印象を与えてしまうと4月の配属にも影響する可能性もあります。

以上のことから、内定承諾書を送るときには原則、お礼状をつけるように心がけましょう。

 

内定承諾書に添えるお礼の書き方のルール

お礼状の書き方は、通常のビジネスレターと同じような書き方をすれば問題ありません。

書き始める際に「拝啓」から始め、時効の挨拶を加えます。

季節に合った書き方がありますので、文例などをチェックしてみましょう。

文中は、最初に内定に対するお礼と感謝の気持ちを述べます。

そして、入社するまでの学生生活や入社に備えての抱負、入社後の目標、決意などをわかりやすく書いていきます。

面接のときに改善点や要望などを指摘された場合には、それについても触れておくとよいでしょう。

書類を受け取った人事にも、書き手の熱意が伝わります。最後に、今後お世話になる旨を記載します。

これはほとんど決まり文句で、「まだまだ至らない点もあるかと存じますが、今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。」などと書きます。

ここまでがお礼状に該当し、つづけて内定承諾書や必要書類を同封した旨を書いていきます。

最後に、「ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。」などの文章を添えておきましょう。

最後に、書面でお礼を言うときの決まり文句として、「まずは書面にて取り急ぎお礼を申し上げます。」などの言葉を付け加えます。

その後、手紙を書いた日付、大学名、学部や学科と名前を書きます。そして、相手の宛名を大きめの文字で書けば完成です。

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内定承諾書でお礼状を出すときのマナー

内定承諾書及びお礼状を会社に出すときには、書面の内容だけでなく送る上でのマナーも重要です。

お礼状のあて名は、人事部、人事担当者もしくは採用担当者宛にして、部署宛の場合には「御中」、担当者個人宛にするときには所属部署、担当者氏名の後に「様」をつけます。

郵送するときには、内定承諾書が折らずに入る大きさの封筒を用意します。

あらかじめ同封されているときにはそれを使うと良いでしょう。

内定承諾書とお礼状は、封筒から取り出した時にすぐに見えるように透明のクリアファイルに入れて、配達中の雨などによる水濡れや折れなどを防ぎます。

封をするときには、セロテープだけでは外れることがあるため、糊付けもしておきましょう。

封筒には宛名と差出人を正確に書き、宛先の横に「内定承諾書在中」と記入しておきます。

こうすると、受け取った側でも何が入っている封筒なのかが開けるまでもなく判断できます。

内定承諾書の発送は締め切りぎりぎりにせず、用意ができ次第すぐに送るようにしましょう。

先方は、内定承諾書を集計して新年度の新入社員のリストを作成するなど準備を進めますので、発送が遅れるとそれだけ迷惑をかけることになります。

内定承諾書でお礼状を出すときの例文

例文

○○株式会社
人事部御中

拝啓

初秋の候、貴社、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は内定のご通知を頂き、誠にありがとうございます。

送付頂きました内定承諾書に署名の上、返送致しますので、
ご査収の程をよろしくお願い致します。

あこがれていた会社に入社できること、喜びと共に、身が引き締まる思いです。
至らぬ点も多々あると思いますが、指導の下に、貴社に早く貢献できるように、全力を尽くしてまいります。

何卒、ご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます。
最後に、皆様のご健勝と貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

まずは書面にて取り急ぎお礼を申し上げます。

敬具

○○大学○○学部○○学科4年
佐藤 健

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