他の就活生より一歩リードする。例文付、正しい就活メールの書き方

他の就活生より一歩リードする。例文付、正しい就活メールの書き方

就活マナー

「メールくらい大丈夫」と思っていませんか? 学生が気づかない就活メールの盲点があります。
就活生は履歴書や面接の対策を実践している人が目立っているものの、実はビジネスメールの書き方を知らない人が多いです。正しいビジネスメールを書けるようになれば、採用担当者に良い印象を与える就職活動を有利に進めることができます。今回は正しい書き方や例文を紹介するので、是非、就活中に役立ててください。

ビジネスメールの基礎知識

ビジネスメールを書く上で最も大切なことは、相手に失礼がないようにすることです。

 

名前や名称を間違えない

あたり前のことに思えるかもしれませんが、これは多いです。例えば、「斉藤」「齊藤」「菊池」「菊地」などです。受け取った本人は、すぐに気づきます。他にも、「○○株式会社」と「株式会社○○」など前につくか後につくか、また、役職名も正確に把握しましょう。ここには細心の注意を払いましょう。

 

就活メールは署名を入れよう

友達同士では必要ありませんが、ビジネスメールには署名がつきものです。署名とは、本文の最後にのせる連絡先のデータです。基本は大学名、名前、メールアドレス、携帯電話、郵便番号、住所などを分かりやすく改行をして記載しましょう。

例文

○○大学○○学部○○学科
佐藤 健
メールアドレス:
携帯電話:
郵便番号:
住所:○○県○○市○○○

 

返信のときはcc(カーボンコピー)欄のメールアドレスも確認

会社は窓口になっている担当者以外にも、メーリングリストなどを活用して複数の社員で情報を共有しています。メールのcc(カーボンコピー)欄に、担当者以外のアドレスが入っていないか確認しましょう。返信時には、そのメールアドレスをccで含ませるようにしましょう。「全員に返信」設定で返信をすることおすすめします。

 

そして、担当者は個々の学生との今までのやりとりを全て覚えていることはできません。メールの文章は過去のやりとりで長くなってしまいますが、これまでの経緯が分かるように、その文章は削除せずに、そのまま残して返信をしましょう。

 

キチンと使えば評価の高い正しい敬語

尊敬語は相手を立てることで敬っている気持ちを表現し、謙譲語は自分の立場を低くして丁寧な言葉遣いにすることが大きな違いです。

相手の行動を敬語にするときは尊敬語、自分の動作を丁寧に表現するときは謙譲語を使うのルールです。また、最近は敬語を使い過ぎる「二重敬語」が目立っています。例えば「伺わせていただきます」は「伺う」と「いただきます」の2種類の敬語が含まれているので、正しくは「伺います」となります。

 

但し、敬語は非常に難しく、社会人でも誤るケースが多いです。就活生はあまり神経質にならずに余程ひどくなければ気にされないと考えてよいでしょう。でも、逆にキチンと使いこなされば評価は高まります。

 

 

件名は一目で分かりやすく。ビジネスマナーの基本

件名は、見ただけでメール内容が分かるようにすることが基本です。

採用担当者はたくさんのメールに目を通さなければなりません。もちろん採用以外の業務のメールも受信しています。件名には分かりやすい冒頭の記載と、その後名前をいれて、一目で、何用要件で、誰がメールをしてきたのか分かるようにしましょう。会社に入ってもビジネスメールの基礎になります。

例文

【OB訪問のお願い】 ○○大学○○学部 山田孝之

【面談のお礼】 ○○大学○○学部 有村架純

【面接日時の相談】 ○○大学○○学部 二階堂ふみ

 



 

例文付、就職活動メールの本文フォーマット

まずは、会社名+部署名+役職名+名前を正確に記載しましょう。前述のとおり、これを間違えるのは危険です。細心の注意を払いましょう。相手の担当者がわからいな場合は、「会社名と採用担当者様」でも大丈夫です。

次に、挨拶です、初めての場合は「初めまして○○と申します」になります。自身のブロフは、大学名+学部+学科+名前で正確に記載しましょう。

その後に用件が続きます。まずは結論を記載し、その後に事情などを記載します。文章は短く改行をしましょう。行間も工夫して読みやすいようにしましょう。文章が苦手な方は箇条書きでも大丈夫です。最後に署名を記載しましょう。

例文

○○株式会社 総務部 人事課 採用担当マネージャー 岡田将生 様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の菅田将暉です。

面接予定日変更のご相談です。

面接予定日の○月○日は大学の授業が重なり、
お伺いするのが難しくなりました。

私事で誠に申し訳ございませんが、
別の日程で面接を受けさせていただくことは可能でしょうか。

ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

 

○○大学○○学部○○学科
菅田将暉
メールアドレス:
携帯電話:
郵便番号:
住所:○○県○○市○○○

 

 

「メールは普段使い慣れているもの」でも、たかをくくっていると痛い目にあることもあります。例えば「様」が抜けていたり、名前や役職を間違っていたり・・・。受け取る側は、不快に思います。面倒かもしれませんが、フォーマットを確認し失礼のないメールを送りましょう。


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