会社説明会のお礼メールで差をつけよう

会社説明会のお礼メールで差をつけよう

会社説明会

就活中に狙っている会社の企業説明会に行きますよね。中でも絶対に応募したいと思っている会社の企業説明会に出席したら、かならずお礼をしましょう。お礼といっても、どうやってすればいいの? となりますが、いまではメールでのお礼が一般的です。お礼のメールを入れることで、良い印象を与えて内定の確度をあげましょう。

手紙じゃなくていいの?

「いまの若者はメールに慣れているかもしれないけれど、相手は年長の人。メールでは軽くないですか?書状のほうが印象は良くないですか?」

そんな声も聞こえてきそうですね。でもじつは、お礼はメールのほうがいいんです。ちょっと考えてみてください。企業説明会にはたくさんの就活生が参加します。その中の大半がお礼をするとして、みんな封書で送ったら?

採用担当者は手元に届く封筒を1つずつ開封して読まないといけなくなります。手間と時間がかかりますし、その後の保管にも困ります。メールで送れば、簡単に開封できますしまとめて読むことができます。

なによりデータとして保管しておけるので安心です。だからこそ、いまの主流はメールでのお礼です。書状ではかえって迷惑になるので、メールがベスト!と覚えておきましょう。

自分ではなく読み手のマナーに合わせる

「よし、お礼のメールを送って一気に差をつけるぞ!」と言いたいところですが、残念ながらお礼メールを送るだけでは他の就活生とは差がつきません。就職活動をしている学生にとって、「企業説明会が終わったらお礼」は常識になりつつあります。

だったらメールの内容で差をつけましょう!ポイントは、読み手を意識したメールを送ることです。
この習慣は、お礼メールに限らずこれから社会人としてメールを送ったり文章を作成したりする際に役立ちますので、いまから習得しておいて損はないスキルです。

まず意識したいのは、メールアドレスと件名です。相手にとって嬉しいのが、そのメールが誰からのもので、どんな内容なのか瞬時に識別できることです。もし自分がプライベートで使っているアドレスから送ってしまうと、採用担当者側は一瞬「だれ?」と思ってしまいます。就職活動をするにあたって就活用のアドレスを1つ作り、一貫してそのアドレスを使う習慣を付けましょう。

アドレスだけではなく件名も重要です。
だからと言って奇抜なアイデアで採用担当者の気を引くべきではなく、例文通りの件名が望ましいです。「何月何日会社説明会参加のお礼」○○大学○○といった具合に、内容と名前を書くようにしてください。メールの本文も例文をベースにして問題ありませんが、例文をそのまま貼り付けて送るのは避けたほうが無難です。

採用担当者は毎年多くのお礼メールに目を通すわけで、定型文には心が全く反応しなくなっています。お礼メールを送ったというポイント以外、何のポイントも加算されなくなってしまいます。

もちろん、差別化を図って長文メールにすればいい、熱い思いを感情の赴くまま伝えればよいと言っているのではありません。例文をベースにしながらワンポイントひねりを加える。これがおすすめです。

具体的な内容を盛り込んで感謝を伝える

やり過ぎは禁物ですが、お礼例文にワンポイント加えることで、あなたのメールは他よりも輝いてくれます。
そのワンポイントとは、具体的な内容を盛り込んで感謝を伝えることです。

「本当にすごいと思いました!感激です!」と書いてあったら、あなたが感動したことは相手に伝わっても、相手は感動してくれません。

「御社の○○について聞いたとき、正直なところ○○と感じて驚きました。他社では経験したことのない新鮮さを味わいました。ありがとうございます」と書いてあったらどうでしょうか?一段落に収まる長さなので読み手に負担を与えることなく、しかも相手の心に響く可能性がありませんか?
「この子は、我が社の取り組みの本質をあの短時間でよく汲み取ることができたな〜」と感心するのは明らかです。

このワンポイントさえあれば、あとは例文通りでまったく問題ありません。
この具体的な感謝を伝える部分にある程度の時間を割いて、推敲を重ねて仕上げるのがベストです。この一文で、他の就活生との差別化を一気に図ることができるからです。
具体的に感謝の文言を含めるためには、企業説明会中によく聞いて、よく観察する必要があります。
その会社についていろいろ知るとともに、「どんな内容をお礼メールに含めることができるだろうか?」と考えてみてください。

家に帰ってから考えようと思うとけっこう大変ですし、悩み過ぎてしまいます。
印象を決定づける部分なので、力をそそぎましょう!
とは言っても、あまり考えすぎているとなかなかお礼メールを出すことができなくなってしまいます。
お礼メールは、企業説明会に参加してからどれくらいの期間内で送ればいいのでしょうか?
できるだけ早く送りましょう。

できれば当日に送るのがポイント

複数の企業説明会に参加していると、ついつい一つ一つに対するお礼メールが面倒になってしまうかもしれませんが、絶対に行きたい会社へのお礼はできるだけ早く、できればその日のうちに送りましょう。

メールの場合は、送信時刻がはっきりと記録に残りますから、すぐに読まれるかどうかは別として早めの行動は高い評価につながります。メールボックスのリストの順位からしても、他の就活生からのメールがたくさん届く中で、早い方の順番で送っていることが確認されると、その分だけ印象が良くなります。

とは言ってもやり過ぎてはいけません。たとえば、説明会が終わったらすぐにあらかじめ用意しておいたテンプレートに感謝の一文を添えて送信!なんてやってしまうと、かえって事務的で不誠実な印象を与えてしまう可能性があります。

メールなら夜の時間帯に送ってもまったく問題ありませんから、日中に参加した企業説明会なら、家に帰ってからじっくりとメールを書いたんだな、と思われるような時間帯、たとえば夜の9時あたりに送るのがナチュラルです。

採用担当者は、忙しい時期には夜中まで働いていることも珍しくありません。夜の9時くらいにメールを送れば、その場で開封して読んでもらえる可能性も高まります。当日のメールを送るためには、事前に例文に沿って作り上げておき、そこに具体的な感謝の言葉の一段落を加えて、企業名や担当者の氏名をしっかり確認したうえで送信しましょう。

誤送信を避けるためにも、相手のアドレスを入力する作業は最後にしてくださいね。そうすれば途中で間違って送信してしまって冷や汗!なんて経験をしなくて済みます。

これからの社会人生活を意識して訓練しよう

そもそもお礼なんて面倒じゃない?もらっても嬉しくないでしょ?

本音で言えば、就職活動をしていく中で礼儀やしきたりの部分では突っ込みどころが満載の部分も出てくるでしょう。しかし…社会に出たらそんなことだらけです。礼儀やマナー、言葉遣い、敬語など、覚えて実践すべきことはたくさんありますし、個人的には不要と思っても社会の中でやっていくためには必要なことがまだまだたくさん残っています。

会社説明会のお礼メールを通して、単純に行きたい会社に入りやすくなるための手段としてではなく、これから社会でやっていくための下準備をすることができます。例文を上手に使うことや、枠内で具体的に自分の気持ちを表現すること、どんなに疲れていても忙しくても、レスポンスを決められた時間内にすることなど、学べる点がたくさんあります。

当面は内定をもらうことに意識を集中すると思いますが、本当の勝負は入社してからです。
せっかくなら就職活動期間中を将来への布石として十分に活用しておきましょう。

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